Plattformbasierte Lösung zur Eventverwaltung für vor Ort, hybrid, oder online Veranstaltungen

  • Branche
    SaaS, Eventsoftware
  • Standort
    Köln, DE
  • Firmengröße
    11-50

Die Problemstellung

In den letzten Jahren haben wir die technische Komponente für die Großveranstaltungen der Eventreihen JobSpeedDating und Bildungsbörse übernommen. Schon in Veranstaltungen vor Ort haben wir dabei viele Prozesse automatisiert und digitalisiert, um sie effizienter zu gestalten. 

Gemeinsam mit unseren Partnern des JobSpeedDating sahen wir durch das Aufkommen der Pandemie die geplanten Veranstaltungen gefährdet. Es musste schnell auf die vorgegebenen Auflagen für Sommerevents reagiert werden, die verschiedene Hygienemaßnahmen voraussetzen. Außerdem lagen diverse Veranstaltungen im Herbst zunächst auf Eis, da die Inzidenz-Entwicklungen nicht vorhersehbar waren. Um dem entgegenzuwirken, wurde eine Alternativlösung für die bereits fortgeschrittenen Planungen erforderlich. 

Unsere Mission lautete somit, durch Produktinnovation Lösungen zu entwickeln, die das Durchführen von Veranstaltungen unter den neuen Voraussetzungen möglich macht. Es erforderte das Neuaufsetzen sämtlicher Prozesse und einer neuen Plattform, um Veranstaltungen komplett online, aber auch hybrid oder vor Ort, COVID-konform durchzuführen.

Die Lösung

Digitale Innovation für Online Events während Corona

Herausforderungen für Online Events haben wir mit dem Digital-Event-Modul unserer All-in-One Event Plattform evendri gelöst. Zentrale Funktionen der Event Plattform sind Aussteller- und Teilnehmermanagement, Einladung- und Ticketingmanagement, Matchmaking, und digitales Netzwerken. 

Die Plattform hat sich im Online-Bereich besonders bei solchen Eventformaten bewährt, die Speednetworking, Vorträge, Matchmaking oder Workshops enthielten. Während alle Aussteller- und Teilnehmerprofile angelegt und gepflegt werden können, findet das System automatisiert geeignete Matches zwischen den Nutzergruppen auf der Plattform. In Speed Networking oder Speed Dating Formaten werden Nutzer hocheffizient miteinander verbunden. Ist der gewünschte Gesprächspartner:innen bereits im Gespräch per Videotelefonie, können sich Personen bei ihm in die Warteschlange “stellen”. Mit dieser Warteschlangen-Funktion wird die Person dann benachrichtigt, sobald beide Personen zur selben Zeit für ein Gespräch verfügbar sind. Somit wird allen Mitwirkenden maximale Flexibilität gewährleistet. 

Nach dem Event können verschiedene Statistiken eingesehen werden und die Gesprächspartner:innen inkl. Daten und ggf. Notizen überblickt werden. Eventveranstalter können messbare Daten verfolgen, wie bspw. die Anzahl der Checkins, Kundenzufriedenheit, oder erfolgte Matches. 

Digitale Innovation für vor Ort Events während Corona

Die Herausforderungen für Veranstaltungen, die während Corona weiterhin vor Ort stattfinden sollten, mussten COVID-konform gelöst werden- von der High-Speed Akkreditierung, zur digitalen Echtzeitauswertung, bis hin zur Kommunikation zwischen Teilnehmenden auf dem Event. 

Die Akkreditierung haben wir über Jahre hinweg kontinuierlich optimiert. Mit Hilfe unserer Software und Hardware können sich Teilnehmende innerhalb von wenigen Sekunden beim Event einchecken. Hierbei können Teilnehmende entweder per Self-Checkin auf das Event gelangen oder sie werden mit einem vorab vorbereiteten personalisierten Paket innerhalb von 17 Sekunden eingecheckt.

Effizientes digitales Networking vor Ort ermöglicht unsere Hardware Scandri. Durch den Scandri können Informationen kontaktlos zwischen zwei Personen ausgetauscht werden, wenn sie miteinander netzwerken möchten. Dadurch werden nicht nur COVID-Maßnahmen eingehalten, sondern auch Papierstapel vermieden und Prozesse effizient automatisiert. Diese komfortable Lösung erlaubt den Nutzergruppen, sich auf der Veranstaltung vollständig auf das Netzwerken zu konzentrieren. 

Durch das integrierte Matchmaking werden die angegebenen Informationen gezielt verwendet, um geeignete Matches mit ähnlichen Interessen herzustellen. Ähnlich wie bei vor Ort Events kann auch online jede:r Nutzer:in Vorschläge über weitere Networking Möglichkeiten überblicken.

Vom Checkin bis zum Checkout werden mittels der Scandri Touchpoints Echtzeitauswertungen sowie Bewegungsmuster erstellt. In unserer digitalen Event Plattform evendri können Veranstalter somit auf eine zusammenfassende Übersicht in Echtzeit für die Analyse und Steuerung ihrer Veranstaltung zurückgreifen. Für Teilnehmende oder Ausstellende wird ebenso die Nachbereitung vollständig digital vereinfacht, da alle Touchpoints mit ggfs. angereicherten Informationen wie Notizen in der Plattform abrufbar sind.

Weiterentwicklung und Ausblick

Die Innovation “digitales Netzwerken” setzt sich durch - ob auf Präsenzveranstaltungen, hybrid-, oder online Events. Auch ohne COVID-Auflagen ist sie ein gefragter Bestandteil aufgrund von höherer Messbarkeit, besserer User Experience, flexibleren Prozessen und weiteren Optimierungsmöglichkeiten.

Auch für ähnliche vorbereitende Maßnahmen, wie bspw. Support oder Schulungen, werden unsere Videotelefonie-Lösungen genutzt und in verschiedene Systeme und Prozesse integriert. 

Sie wollen eine Online-, Hybrid-, oder vor Ort Veranstaltung durchführen und suchen nach der geeigneten Event Software? Kontaktieren Sie uns gerne.

Über das JobSpeedDating.info

Das JobSpeedDating unterstützt auf moderne und effektive Art und Weise Jobcenter und Arbeitsagenturen dabei, ein vertrauensvolles Kennenlernen zwischen Arbeitssuchende und Unternehmen zu ermöglichen. Das Team setzt sich aus einer Gruppe von Expertinnen und Experten verschiedener Bereiche (u.a. Bildung, Recruiting-Eventmanagement, IT) zusammen und besteht neben der Zendri GmbH aus folgenden Unternehmen:

Wirtschaftsakademie am Ring GmbH

Die Wirtschaftsakademie Am Ring GmbH ist ein unabhängiges, privates Dienstleistungsunternehmen der Aus- und Weiterbildung und führt individuelle Einzelcoachings sowie innovative, Vollzeit- und berufsbegleitende kaufmännische Schulungen durch. Als ausgezeichneter und zertifizierter Bildungsträger bereiten die Coaches der Wirtschaftsakademie am Ring alle Teilnehmenden der JobSpeedDating und Bildungsbörsen Veranstaltungen individuell auf die Integrationsmaßnahme vor und steht ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

PUSCH.COM

Die PUSCH.COM Agentur ist ein flexibles Team erfahrener Profis der Marketing- und Kommunikationsbranche, das sich fachlich sowie menschlich zu einer ideenreichen und kompetenten Einheit ergänzt. Jahrzehnte lange Erfahrung im Veranstaltungs- und Kommunikationsbereich spiegeln sich in den einzigartigen und repräsentativen JobSpeedDatings wieder. Sie vermitteln den Jobcenter-Kund:innen und Arbeitgebern ein hohes Wertschätzungsgefühl und die ideale Gesprächsumgebung für Recruitingveranstaltungen schaffen.

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